4 Dicas Para Organizar o Setor de Finanças para ajudar o dia-a-dia do empresário que nunca é fácil. São muitas funções diferentes, informações, contas a pagar e problemas para resolver ao mesmo tempo. O foco acaba se voltando constantemente às vendas da empresa, às questões operacionais diárias mais urgentes e acaba que o controle financeiro fica para depois.
Mas essa é uma prática bastante perigosa, principalmente com o crescimento da empresa e a entrada de mais recursos e compromissos financeiros. Se as finanças não forem organizadas adequadamente será muito difícil realizar projeções de pagamentos e recebimentos e planejar o futuro da empresa.
O descontrole financeiro é um dos principais causadores do fechamento de empresas com até três anos de atividade, que acabam se perdendo em meio a contas misturadas, falta de recursos e o total desconhecimento sobre a situação financeira do negócio.
A boa notícia é que o prejuízo pode ser recuperado quando o empresário resolve organizar as finanças, desde que não deixe passar muito tempo, claro. Com o controle financeiro é possível identificar as despesas que consomem mais recursos e o nível de endividamento da empresa, para tomar atitudes na direção de reduzir esses valores e utilizar melhor os recursos financeiros.
E se você identificou a necessidade de organizar as finanças da empresa, mas não sabe por onde começar, vamos dar algumas dicas para orientar você ao caminho certo, o da Gestão Financeira. Confira as 4 Dicas Para Organizar o Setor de Finanças da sua empresa:
- Disciplina é a palavra de ordem
Sabemos que, para quem não tem muita afinidade com números, registrar todas as entradas e saídas de recursos de uma empresa pode ser bem entediante, e talvez esse seja um dos motivos principais da negligência de atividade por parte de tantos empresários. Mas você já entendeu que é importante.
A disciplina é uma grande aliada para garantir que o trabalho será realizado corretamente. Não tem como organizar algo sem dedicar o tempo necessário para a função e nesse caso, o acompanhamento diário é essencial.
O gestor da empresa deve acompanhar frequentemente os indicadores (faturamento, custos, lucro, endividamento), principalmente se a empresa for de micro, pequeno ou médio porte, que possuem mais fragilidade financeira.
- Contas pessoais e empresariais separadas
Esse é um erro muito comum entre os empreendedores de micro e pequenas empresas, e que oferece um risco enorme para o negócio. Em geral esses empresários não estabelecem um valor de salário para a própria função, e então ficam com o que ‘sobra’, ou pior, pagam as contas pessoais sem nem verificar se a empresa tem recursos suficientes para arcar com tudo. Esse erro acontece muito em empresas familiares também.
É essencial separar as finanças pessoais das empresariais e determinar um salário para a função de administrador da empresa. Esse valor pode ser pesquisado no mercado e, além disso, deve ser avaliado se a empresa pode pagar o salário desejado sem prejudicar o orçamento e os outros pagamentos. O empresário deve receber esse salário e pagar suas contas pessoais com ele.
- Projeções financeiras e prazos
Esse é o primeiro passo para controlar adequadamente o fluxo de caixa da empresa e definir as prioridades de pagamentos em curto, médio e longo prazo, tendo tempo para agir antes dos vencimentos e garantir a existência dos valores necessários para realizar os pagamentos em dia ou até antecipados.
Outra vantagem desse controle de fluxo de caixa é identificar momentos em que haverá lucro disponível e assim poder negociar valores melhores com fornecedores para pagamentos à vista.
O empresário deve conhecer objetivamente todos os prazos de vencimentos de contas, tanto as de entrada como de saída, essa é a melhor maneira de evitar atrasos nos pagamentos e o desperdício de recursos como juros ou multas.
- Sistema de Gestão Financeira
Por mais que as antigas planilhas ainda sejam eficientes para realizar o controle financeiro de pequenas empresas, principalmente em início de atividade, os recursos tecnológicos disponíveis podem proporcionar muito mais produtividade e segurança às informações registradas.
Existem sistemas integrados de Gestão Financeira, os ERPs, que unificam os registros de informações de uma empresa, facilitando o controle dos dados e permitindo uma avaliação muito mais precisa sobre os resultados apresentados.
O software de gestão empresarial auxilia na estruturação das finanças e no acompanhamento do crescimento da empresa, oferecendo as informações necessárias à tomada de decisões assertivas sobre investimentos e necessidades de redução de custos da empresa.
Além disso, os sistemas mais atualizados são disponibilizados com tecnologia na nuvem conhecidos como ERP cloud , que garante a estabilidade do sistema através de servidores em rede, e o acesso às informações de qualquer equipamento eletrônico com acesso à internet. Essa tecnologia oferece muito mais segurança e praticidade para a gestão empresarial.
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