Como fazer o orçamento do seu evento

Como fazer o orçamento do seu evento

Se você está organizando um evento, com certeza já deve ter se preocupado com o orçamento do seu evento, afinal, é impossível não se preocupar com a quantidade de dinheiro sendo investida.

Normalmente uma produção de evento envolve o local, a divulgação, comes e bebes, quais serão as atrações, como será a segurança. Enfim, tudo que está presente no planejamento tem um gasto.

Para conseguir fazer com o que o evento saia do papel e realmente aconteça do jeito que você quer, é necessário haver organização e preparação durante todo o processo, porém sempre focando no quanto você está disposto a investir.

Se você quer saber mais detalhes sobre como fazer um orçamento realmente eficiente para seu evento, continue lendo!

Quanto posso gastar?

O primeiro passo de todos é você realizar um briefing do seu evento, para que depois possa definir ao certo quanto dinheiro você precisará para cada item da sua lista.

É muito importante você ter um total de gastos definido, para não gastar demais e passar dos limites. Ter um valor máximo do evento faz você conseguir visualizar melhor quanto deve ser investido em cada área de interesse.

Uma boa alternativa pode ser conseguir algum patrocinador que combine com seu evento, por exemplo, se você está promovendo uma tarde de palestras, por que não tentar um patrocínio para arcar com o coffee break?

Defina a prioridade

Para você conseguir produzir um bom evento, é necessário saber quais são os gastos que realmente farão uma grande diferença no seu evento e aqueles que não influenciaram tanto.

Por exemplo, se você está pensando em fazer um evento de treinamento vale mais a pena investir em bons palestrantes do que na comida, certo?

Além disso, você deve sempre pensar no público que está atendendo, vale a pena alugar um local mais afastado para o evento e pagar menos ou pagar mais em um local no centro? Você deve investir mais em divulgação ou na produção do evento? Fazer um evento que tenha estacionamento próprio ou não?

Esse tipo de pergunta apenas você poderá responder, sempre focando que o evento deve ser feito de uma maneira que incorpore valor, sempre focando no seu público alvo.

Pesquise atentamente

Por que não utilizar a internet como facilitadora de buscas, tanto em preços quanto em qualidade?

Atualmente, podemos buscar recomendações dos nossos amigos em mídias sociais e até mesmo fazer uma pesquisa em ferramentas de pesquisa e pedir orçamentos de uma forma que antigamente não era possível.

Aproveite esse oportunidade para buscar o melhor produto pelo menor preço possível, para sempre oferecer o melhor para seus convidados, porém com menos gasto para você!

Organize-se

Essa dica se encaixa dentro de todas as outras e é uma das mais importantes!

A organização é essencial em cada etapa do seu evento para evitar gastos não previstos e até mesmo para que tudo saia como planejado.

Ache a maneira que funciona para você, seja através de aplicativos com lembretes, de uma planilha especialmente para isso ou até mesmo de uso de uma tradicional agenda, o importante é conseguir se organizar de forma eficiente!

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