Por mais organizada que seja uma empresa, geralmente se esbarra na hora do controle no processo de produção, quer seja de um serviço ou produto.

Nem sempre a comunicação funciona, e alguém deixa de informar ou fazer algo importante, prejudicando o desenvolvimento da tarefa.

Você conhece o sistema Kanban?

No nosso post, falaremos de como o Kanban pode ajudar na organização das tarefas. Continue lendo!

O que é Kanban?

Kanban é um termo que teve sua origem no Japão e significa cartão, podendo significar também sinalização.

O conceito vem da década de 60 e refere-se às técnicas que a Toyota, empresa japonesa, usava para controle de estoques, onde só havia estocado o necessário e nada de supérfluo ou que não fosse usado de imediato.

O sistema Kanban é utilizado para indicar o andamento dos fluxos de produção de um produto ou serviço e na sua origem se baseava no uso de cartões ou dos conhecidos post-its coloridos.

Isto quer dizer que o Kanban ajuda o controle do processo de desenvolvimento ou produção de um produto, através de um quadro visual.

Consiste em um quadro, separado por colunas escritas da direita para a esquerda, mostrando o processo de desenvolvimento da produção.

Cada tarefa é anotada em um cartão ou post-it que vai passando de coluna em coluna até estar no processo final da produção.

As informações nos quadros variam de acordo com o trabalho a ser executado e evidentemente com a área de atuação da empresa. Mas, a ideia é separar as atividades que estão aguardando o início, o que está em andamento e o que já foi finalizado.

Normalmente são utilizados post-its coloridos para mostrar a urgência de uma tarefa ou alguma outra divisão como, por exemplo, o time que precisa pegá-la.

O método proporciona o equilíbrio e a organização das tarefas a serem desenvolvidas. Assim, pode-se verificar rapidamente se tem muita tarefa em andamento, o chamado gargalo e, agir a tempo.

A evolução do Kanban

Hoje, o Kanban não se baseia apenas num quadro físico único usando cores para mostrar o processo de desenvolvimento da produção de um produto ou serviço.

Com o tempo foi-se percebendo que alguns fatores influenciavam para que houvessem perdas dos cartões colados nos murais causando problemas de gerenciamento das informações.

Também observou-se que em alguns casos, se perdia muito tempo escrevendo nos post-its para fixá-los no quadro.

Com o advento da Internet o Kanban também passou por mudanças, tornando-se online e passando a ser considerado como uma forma de organizar projetos e de acesso simultâneo, por meio de ferramentas como Trello e o Jira, famoso entre as equipes de desenvolvimento.

Desta forma o processo proporciona mais rapidez e precisão para a organização de tarefas, além de fornecer dados de produtividade em tempo real.

Os benefícios do Kanban

O Kanban pode ser usado para ajudar na organização de qualquer área da empresa ou até mesmo pessoal e usando-se do sistema você poderá usufruir de vários benefícios.

• O quadro colorido vai permitir uma maior facilidade de visualização em relação ao andamento do desenvolvimento da tarefa a ser executada;
• Permite que todos os envolvidos acompanhem o desenrolar das tarefas;
• Proporciona por parte do gestor um acompanhamento constante e rápido, deixando-o por dentro do passo a passo;
• As informações são atualizadas constantemente e esse dinamismo gera mais sincronia entre a sua equipe de trabalho.

O Kanban requer disciplina e organização em contrapartida oferece agilidade e segurança.

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