Sabemos que organizar um evento de sucesso pode ser bem complicado, independente do tamanho da sua empresa. Porém, ter uma boa organização e um bom planejamento antes, durante e depois fazem toda a diferença!

Nesse post iremos dar todas as dicas que você precisa saber para promover um evento de sucesso! Continue lendo!

1 – Definir a estratégia

O primeiro passo de todos é: definir absolutamente tudo que irá acontecer no evento.

É muito importante que você, ao começar a organizar o evento, já saiba quais objetivos você tem e como irá alcançá-los. Por exemplo, é necessário que você saiba quantas pessoas você irá receber, qual a duração do evento, quais recursos serão utilizados e até mesmo quanto de dinheiro você irá gastar.

Agora que você já tem um esboço, é necessário definir a data do evento. Algumas coisas devem ser levadas em consideração nesse momento, como qual é o melhor horário para os funcionários, se é melhor fazer em um dia útil ou no final de semana.

Você deve estar sempre atento a outros eventos que ocorrem paralelamente ao da empresa. Assim como feriados e tradições locais. Assim, você não corre o risco de planejar um super evento que vai concorrer com outro na cidade. Afinal, você não quer organizar um evento para que ele fique vazio, né?

Assim como se o evento deve ser feito em um local próximo da empresa ou mais afastado. As respostas dessas perguntas apenas você pode responder, afinal, você que deve conhecer o tipo de público que estará atendendo.

Caso você resolva fazer seu evento em um local mais afastado, é interessante que você ofereça hospedagem ou ao menos indique um bom local para que os convidados possam ficar.

Também é essencial que você já tenha definido, ou ao menos pensado, sobre a programação do evento. Claro que você deve pensar em profissionais que agreguem valor. Por exemplo, se você está pensando em ter um palestrante é necessário que você se organize e já contrate o mesmo, afinal, vai que você dá azar e quem você idealizou já está ocupado no dia? Não se esqueça de ter sempre um plano B!

2 – Atentar na qualidade

Se você está com uma programação legal, um local que combine com o evento e os convidados já animados, não há porque economizar na hora das contratações. Escolher sempre o melhor é fundamental, mas isso não quer dizer que você precisa contratar todos os serviços que o seu dinheiro pode pagar.

Não se esqueça que quem participa de um evento procura conteúdo e de qualidade. Por isso, fuja de palestrantes generalistas e invista em bons palestrantes e de preferência especialistas em um determinado tema.

Manter seu time atualizado e capacitado é o melhor investimento que a sua empresa pode fazer, pois é através da qualificação que os profissionais apresentam melhores resultados e consequentemente fazem seu negócio crescer.

 

Além da qualidade do conteúdo, é fundamental fazer parcerias com empresas fornecedoras que você saiba que vão cumprir a sua função.

Por exemplo, de nada adianta você bolar um evento muito legal mas contratar uma empresa para a montagem do espaço que não entregue o combinado e acabe com o evento tudo feito pela metade. O mesmo vale para uma empresa de alimentação, você quer sempre o melhor para seus convidados, não é mesmo?

De nada vale economizar e comprometer a qualidade do evento.

3 – Investir na comunicação

Depois de fazer toda a parte de planejamento e contratar os fornecedores ideais, é importante trabalhar na divulgação. Dependendo do tipo do seu evento, você pode utilizar materiais impressos como flyers e banners.

É importante que todo o material utilizado na divulgação transmita o objetivo do evento de uma forma dinâmica e interessante.

Uma boa ideia é, sempre que possível, relembrar a data para os seus colaboradores e qual a programação do evento, sempre frisando a importância da participação do mesmo.

Caso seu evento conte com convidados de fora da empresa, como clientes ou prospects, é muito importante que a divulgação também chegue neles, deixando claro qual o objetivo do evento e frisando a data.

Uma opção interessante para conseguir alcançar todos os funcionários e até mesmo convidados de fora é utilizar as mídias sociais como um método de divulgação.

4 – Valorize o feedback

Acredito que essa seja uma das dicas mais importantes de todas.

Às vezes nós ficamos tão inseridos no evento que não conseguimos captar as falhas que cometemos antes e durante. Então o que resta? Isso mesmo, o depois. É muito importante coletar um feedback dos convidados, para verificar quais foram os destaques do evento e quais pontos podem ser melhorados.

Essas informações podem ser coletadas através de formulários físicos disponibilizados durante o evento, mas essa pode não ser a melhor opção caso seu evento tenha muitas pessoas. Ler cada formulário pode ser uma tarefa demorada.

Como solução, você pode utilizar formulários online, como o Google Forms. Essa ferramenta permite que você crie um documento online gratuito e possibilita a visualização dessas informações de forma clara e rápida.

Você também pode enviar um e-mail para cada participante após o evento, com o link do formulário, solicitando uma nota para cada aspecto do evento, como: qualidade das palestras, espaço físico, alimentação, etc. Alguns softwares como o Eventmobi, tem tudo isso para que os convidados do seu evento não percam um detalhem e possam oferecer feedback para você ter um evento memorável.

Com essa pesquisa em mãos, você pode fazer um relatório sobre o evento, além de organizar com mais calma os pontos a serem trabalhados. Você conseguirá avaliar se o evento atingiu o objetivo ou não. Esses retornos podem te dar ótimas ideias para ir aprimorando o seu evento de sucesso.

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