Toda empresa começa com uma pessoa e uma ideia. E quando isso começa a trazer dinheiro, inicia-se um ciclo empresarial. Desde esse início, você tem de pensar em uma organização básica: base de dados de leads e clientes, organização e valoração de custos, organização e controle de estoque, tabela de preços de vendas de produtos e/ou serviços, estrutura de atendimento e supostos funcionários, terceirização de serviços de marketing, contabilidade e etc.
Ou seja, a organização, seja qual for o tamanho do seu negócio, deve estar estruturada desde o início. De preferência, de modo mais digital e acessível possível, para que a mobilidade não interfira na produtividade.
DICA #01 – ORGANIZAÇÃO DIGITAL
Quanto mais digital for seu arquivo de informações, como base de dados, agenda de atendimentos e de cobranças, mais fácil será a longo prazo a manutenção e posterior compartilhamento de informações entre funcionários, gestores, terceirizados, colaboradores e parceiros.
O primeiro passo é escolher qual o armazenamento disponível que mais se enquadra a seu perfil, seja de velocidade de sincronização, quantidade disponível para armazenamento, software de gestão empresarial e facilidade pessoal na utilização.
As nuvens mais usadas hoje para armazenamento de dados são: Google Drive, OneDrive e Dropbox. Cada um tem valores e tamanhos diferentes, assim como disponibilidade, facilidade e “presentes” diferentes para se escolher.
Depois de escolhida a nuvem mais adequada, pense em montar pastas com nomes, mesmo que teoricamente, das áreas e setores da empresa.
Por exemplo:
- Vendas
- Leads
- Clientes ativos
- Clientes inativos
- Orçamentos
- Pedidos
Etc.
- Compras
- Estoque
- Orçamentos
- Custos
- Fornecedores
- Financeiro
- Controle bancário
- Duplicatas a receber
- Duplicatas a pagar
- Controle de pagamentos
- Recursos Humanos
- Vendedores
- Funcionários
- Salários
- Benefícios
- Produtos e/ou serviços
- Tabela de custos
- Tabela de vendas
- Estoque
Esses são só alguns exemplos de uma organização básica convencional, mas que podem variar muito de acordo com a gama de produtos ou serviços que possui, podendo ficar mais ou menos complexa.
DICA #02 – ORGANIZAÇÃO DIÁRIA DE COMPROMISSOS
E vamos de novo falar de maneira digital. Pode ser que você ainda prefira as tradicionais agendas manuais, e para isso, indicamos aquelas que são maiores, como cadernos, para que você tenha espaço suficiente para reunir as mais diversas informações numa única folha. Mas não se esqueça de que como feita de papel, pode haver acidentes ou ela pode ficar esquecida em cima da mesa. Logo, não é melhor pensar em usarmos as agendas digitais que, além de nos darem mobilidade, ainda nos permitem compartilhar com clientes e/ou funcionários horários e datas de reuniões, sessões de atendimento, entrega de produtos e etc.?
Temos aplicativos para mobile que funcionam perfeitamente em desktops e notebooks e sincronizam com uma incrível rapidez. Grande parte deles se comunicam com os mais diversos sites e ferramentas de entrega de produtos e serviços.
Temos as agendas do Google, da Apple, da Microsoft que podem ser combinados a organizadores de conteúdos como o Evernote ou o Trello, que é uma agenda para organizar tarefas diárias com acompanhamento de atividades acessíveis a vários colaboradores.
DICA #03 – ORGANIZANDO IDEIAS
Quais planos e estratégias você já traçou? Aonde estão anotadas e registradas? É de suma importância que você trace uma estratégia organizada e registrada processualmente através de qualquer tipo de editor de texto, ou com o uso de mapas mentais, como o Xmind, aonde você pode criar ramificações de ideias e processos.
Pense em todas as variações que podem ocorrer durante as tomadas de decisões e negociações.
Esse mapa deve ser pensado:
1º A partir de suas ideias e convicções do que deseja e prevê que aconteça.
2º A partir do provável pensamento do seu cliente ideal. Se coloque no lugar dele, tente pensar como ele pensaria, que variáveis seriam abordadas, que tipo de perguntas seriam feitas, que tipo de soluções ele procura?
DICA #04 ORGANIZANDO PREÇOS E PRODUTOS E/OU SERVIÇOS
É de suma importância que você tenha as variáveis de preços todas ao alcance de sua mão, pois a época de mandar o orçamento no dia seguinte, já não funciona mais, te trazendo, provavelmente, a perda do cliente para o seu concorrente, que tinha tudo à mão e, usou da hora certa, para fechar o negócio com o cliente.
Tenha seus produtos e/ou serviços e todas as variações de preços descritas e organizadas em uma planilha de fácil acesso, como no exemplo abaixo.
Estruture a tabela de maneira que consiga ter as mais diversas variáveis previstas, como por exemplo a escolha de pagamento a vista ou a prazo, a venda unitária ou em lote, a entrega total ou parcial, o tempo de atendimento, custo de visita presencial (tempo e custo de deslocamento) e tantos outros.
Dica #05 – A ORGANIZAÇÃO DE TEMPO É A BASE DA PRODUTIVIDADE
A organização e gestão de tempo é a primeira etapa para se ter sucesso em qualquer área da vida, seja empresarial ou não. Divida seu dia em blocos e delimite os tempos para cada área da sua vida. Não há como ser produtivo sem que se leve em conta também seus hobbies, prazeres e convívio social.
Uma ótima dica de produtividade é você fazer uma pausa a cada 50 minutos de trabalho para se esticar, respirar e beber uma água. Essa pausa pode ser de 5 ou 7 minutos, sendo mais que suficiente para que seu cérebro descanse e comece a funcionar em seu melhor desempenho de novo.
IMPORTANTE: Comece seu dia de trabalho com foco na criatividade. Deixe os processos mecanizados, a verificação de e-mail e WhatsApp para mais tarde e neste momento criativo, desligue todas as notificações para ganhar FOCO.
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