Sem dúvida alguma participar ou organizar um evento é uma grande oportunidade para você mostrar a sua empresa de forma mais abrangente.

É também uma excelente maneira de você conhecer novos parceiros, concorrentes e ficar por dentro do mercado em que você está atuando e do mundo dos negócios de uma forma em geral.

A comunicação é um dos fatores mais importantes para o sucesso do empreendimento e por isso, talvez seja uma das preocupações mais relevantes quando se organiza um evento ou uma feira.

No nosso post pretendemos orientar você que quer organizar um evento sobre as boas práticas de comunicação para atingir os melhores resultados antes, durante e após. Leia mais!

A comunicação na divulgação do evento

Num mundo globalizado em que vivemos, a comunicação ganhou novas formas e jeitos para atingir seu objetivo.

Para divulgar a realização de um evento, existe toda uma preparação no material de marketing.

Hoje um grande aliado na divulgação é a mídia social. E a comunicação nestes meios requer uma nova visão na arte da comunicação.

Saber investir nas palavras, na imagem e na chamada se tornaram os grandes desafios para uma comunicação simples e funcional.

Quando se trata de organizar eventos ou feiras saber qual público se quer atingir é meio caminho andado para elaborar o material de divulgação quer seja através de material impresso ou digital.

Publicamos anteriormente um post que orienta sobre como divulgar seu evento nas mídias sociais e se você quiser mais informações convidamos para ler nosso artigo.

A comunicação durante o evento

Feito todo o trabalho de comunicação pré evento, de maneira a atingir o público na qual o mesmo se direciona, uma outra preocupação que a organização precisa ter é como envolver, integrar e informar o público convidado durante o tempo que a atividade estiver ocorrendo.

Entre todos os envolvidos na organização, quer do evento ou da feira, deve existir uma mesma comunicação. Isto quer dizer que todos precisam ter a mesma informação e sabê-la transmitir da mesma forma.

Preparar e programar antes entre os organizadores e colaboradores uma lista com as orientações sobre o andamento e as necessidades que precisam ser atendidas durante o evento é essencial para que todos tomem conhecimento das decisões e saibam orientar quando preciso.

A organização e o serviço de comunicação

Os pontos que precisam ser alinhados entre a equipe incluem informações de localização, como por exemplo, sanitários, bebedouros, etc.

Escadas, elevador, onde será servido o café e  horários dos intervalos, se houverem, também são orientações que todos os envolvidos precisam saber para informar se questionados.

A organização deverá nomear uma pessoa para ser responsável pela abertura do evento, dando as boas vindas de forma breve e simpática. Anunciar o palestrante também de forma breve e objetiva, quando for o caso.

Se houver interrupções, sorteios ou até mesmo necessidade de intermediações a pessoa encarregada para tal atividade deve ter boa dicção, falar breve e pausadamente. Atentando para a linguagem usada, sempre observando o público presente.

Dicas finais

Durante o evento ou os intervalos pode-se usar os recursos audiovisuais para mostrar sua empresa. Invista na imagem com palavras chaves e chamadas inteligentes. Nunca faça um texto muito extenso. Poucas palavras, muitas vezes falam muito e melhor que muitas linhas escritas.

No final do evento pode-se entregar um material publicitário sobre os seus produtos ou serviços.

Muito provável que através do credenciamento dos inscritos você terá acesso aos contatos dos presentes, após o evento encaminhe mensagem de agradecimento pela presença e convidando-o para fazer parte da sua lista para receber informações de novas realizações.

Crie um elo de comunicação e de amizade dando em troca materiais relevantes e adequados.

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